SOFTWARE DE GESTIÓN PARA CLÍNICAS DENTALES
Pero antes de seguir es importante que sepas algo.
Quién está detrás de Odontosys soy yo, Fernando Yaquinta, analista de sistemas y creador del programa. Desde 1997 hasta hace algunos años atrás llevaba la empresa yo solo. En los últimos años se han sumado algunos compañeros al equipo.
De hecho, no me interesa que Odontosys se convierta en una empresa gigante con muchos miles de usuarios y decenas de empleados.
No me malinterpretes.
Como todos los negocios, quiero crecer. Pero sin perder la parte humana de conocer a cada uno de mis clientes y que ellos me conozcan a mí.
Otra cosa que tienes que saber es que para enseñar a usar el programa no hacemos una capacitación estandarizada, ni masterclass grupales cada mes.
Este programa te lo configuramos y te enseñamos a usarlo personalmente, yo o alguno de mis compañeros, con asistencia remota.
Y si tienes dudas (que las tendrás sobre todo al inicio), nos mandas un whatsapp o nos llamas y te las resolvemos directamente.
Simple.
De todo esto te hablaré en detalle más abajo.
Ahora, si quieres simplificar y hacer más eficiente la gestión de tu clínica odontológica, ahorrar horas de tareas administrativas y ver cómo esto puede mejorar tus resultados económicos, aquí te mostraré cómo.
Hay una muy buena razón para utilizar un software odontológico en tu consultorio.
Y no tiene que ver con el tiempo que ahorras organizando las citas, que por supuesto… ni con los recordatorios automáticos que disminuyen las inasistencias, que también…ni siquiera con poder acceder la información desde cualquier lugar…hay algo realmente importante, pero antes de comentarte qué es, deja que te ponga en contexto con una breve historia.
Cuando estaba desarrollando Odontosys, hace casi 25 años, hablé con decenas de odontólogos para conocer de primera mano sus necesidades.
La mayoría me comentaba que la parte administrativa y económica era lo que más les complicaba la gestión diaria. Porque no lo aprendían en la universidad.
Y aunque casi todos tenían necesidades parecidas, muchos querían un programa que les permitiera personalizar ciertas cosas a su manera.
De este modo, fui desarrollando cada función pensando en cómo solucionar los problemas generales de los odontólogos, pero agregando muchas opciones de personalización para adaptar el programa al uso particular.
Todo esto sin perder de vista algo muy importante:
Que sea sencillo de usar y que simplifique la gestión desde el principio.
Cuando un odontólogo toma la decisión de implementar un software (o cambiar el que tiene), lo que necesita es simplificar y no complicarse la vida.
No solo necesitan que sea fácil de usar cuando ya está puesto en marcha y se han acostumbrado a manejarlo.
Lo que más les preocupa es que para empezar a usarlo sea complicado. Que necesiten completar muchísimos datos y dedicar un montón de horas a configurar el programa.
Y los entiendo.
Por eso Odontosys está hecho para que sea práctico.
Tú decides qué funciones del programa quieres usar y puedes ir aprendiendo a usar otras poco a poco. Siempre con mi ayuda.
El programa se adapta a ti y además te da el control de tu clínica con información relevante y oportuna de forma rápida.
Con pocos datos, Odontosys es capaz de generar una gran cantidad de reportes que te permiten conocer qué está ocurriendo en tu negocio, tomar decisiones y realizar acciones con rapidez.
Por ejemplo, ¿Cuánto tiempo te llevaría hacer un relevamiento de los pacientes atrasados en sus pagos y enviarles recordatorio a cada uno? o ¿Cuánto tardas en rastrear qué pacientes faltaron a la cita y enviar a cada uno un recordatorio para que vuelvan a agendar?
La capacitación, el soporte y la asistencia ante las dificultades.
No me interesa que alguien compre Odontosys y que no lo use porque no tuvo la ayuda que necesitaba para aprender. O que al cabo de un tiempo decida cambiar a otro software porque no tuvo la asistencia que precisó ante una dificultad.
Por eso lo hacemos así: nosotros personalmente nos encargamos de configurar el programa, de enseñarte a usarlo y de resolver todas las dudas que te van surgiendo.
Además, el programa constantemente crece en funciones y se actualiza para adaptarse al avance tecnológico y a las necesidades que nos van planteando los usuarios. Por eso, para mi es muy importante que te sientas acompañado en todo momento.
Y si te trancas con algo que no podemos ayudarte a resolver por teléfono, nos conectamos a tu computadora de forma remota y lo arreglamos nosotros mismos. Más adelante te explicaré en detalle cómo hacemos esta conexión, verás que es muy simple y seguro.
Ahora sí veamos algunas de las muchas funcionalidades que tiene Odontosys.
Entenderás por qué he insistido en explicarte todo lo anterior: son tantas funciones que puede dar la sensación de que es muy complejo y difícil de usar. Pero como eso ya lo hemos aclarado, entremos en materia.
- Cómo empezar a usar el programa sin necesidad de introducir una gran cantidad de datos y cómo a medida que lo utilizas se va completando la información de forma natural.
- Cómo puedo ayudarte a importar los datos de tus pacientes que ya tengas guardados en otro programa, en planillas electrónicas, etc.
- Según la información que me proporciones en el formulario de solicitud (número de usuarios del programa, cantidad de dispositivos que se necesitan sincronizar y otros detalles), te guiaré mostrándote los diferentes módulos y cómo funcionarán en tu caso.
Permisos, Accesos, Seguridad y Privacidad
- Una manera muy simple de controlar a qué funciones del sistema accede cada usuario, aunque sean muchos y todos lo usen desde distintos dispositivos.
- Cómo los usuarios podrán acceder al sistema desde cualquier lugar y con distintos dispositivos sin limitaciones por el sistema operativo
- Cómo aseguramos la privacidad y seguridad de tu información usando la última tecnología disponible.
- Por qué tú no tienes que preocuparte de respaldar la información y cómo ésta se mantiene actualizada y segura en todo momento sin que tú tengas que hacer nada.
Datos y comunicación con los pacientes
- Cómo personalizar las fichas de pacientes y proveedores agregando o eliminando campos sin limitarte a la información que viene por defecto en el programa.
- Cómo organizar a tus pacientes creando grupos y etiquetas personalizados que luego podrás usar para filtrarlos y obtener reportes.
- La forma más rápida de encontrar la información de los pacientes gracias al buscador inteligente que te sugiere resultados de forma dinámica sin que tengas que escribir el nombre completo.
- Cómo envíar un SMS o correo electrónico de forma automática o con un clic desde dentro del programa para todo tipo de notificaciones: presupuestos, estados de cuenta, aviso de vencimiento de pagos, recordatorio de citas, recordatorio de agendar próximo control, saludo de cumpleaños, y más.
- Cómo definir y personalizar los textos de los mensajes de estas notificaciones.
- Cómo automatizar el envío de las notificaciones y qué variables se pueden personalizar en cada caso para disparar los mensajes.
Notificaciones por SMS
- Cómo funciona el sistema de notificaciones disponible para todos los países, utilizando únicamente un teléfono con sistema Android y con conexión a internet.
- Por qué no es necesario tener Odontosys abierto para que se envíen los mensajes programados.
- Por qué puedes estar tranquilo de que los pacientes recibirán el recordatorio de cita incluso los días que tú descansas.
- Cómo controlamos el correcto envío de los mensajes programados, qué ocurre si la conexión a internet de tu teléfono falla y cómo lo resolvemos.
Historia Clínica
- La forma más práctica y rápida de acceder a toda la información de los pacientes: antecedentes médicos, odontogramas, periodontogramas, rayos x, imágenes, archivos pdf, registro de los tratamientos realizados, sin limitación de almacenamiento
Cuestionarios de Salud
- Cómo modificar según tus necesidades los cuestionarios sobre salud que vienen pre-cargados en el programa y cómo crear nuevos cuestionarios para obtener la información específica que a ti te interesa.
- La forma más simple de que no se te pasen por alto aquellas condiciones de salud que tú consideres importantes (por ejemplo: hipertensión, alergias, etc) y que el programa te avise sin tener que revisar los antecedentes
- Cómo imprimir los cuestionarios para que el paciente los complete en su casa y no pierdas tiempo en la consulta.
Historia con registro de tratamientos
- La forma más cómoda y sencilla de llevar un registro del tratamiento en el que se puede dejar anotado lo realizado y lo que se hará en la siguiente consulta.
- Cómo organizar planes de tratamiento coordinado entre distintos especialistas compartiendo toda la información del paciente y el registro de los avances de cada uno sabiendo quién realiza cada anotación.
- Cómo configurar el registro para que nadie pueda modificar lo que se ha anotado.
Odontograma y Periodontograma
- Cómo crear las características y estados que necesites y asignarles el color que prefieras para señalar cada pieza. Puedes tener varios por paciente.
- Cómo guardar varios periodontogramas por paciente para comparar de forma gráfica el avance del tratamiento.
Almacenamiento de Imágenes, Radiografías y documentos
- Cómo almacenar imágenes y archivos sin límites de cantidad.
- Las herramientas de visualización que te permiten analizar y comparar imágenes con comodidad.
- Cómo añadir fecha y comentarios a las imágenes que guardas para organizarlas fácilmente por fecha, por número de pieza, etc
- La manera más sencilla de mostrar al paciente de forma gráfica el procedimiento a realizar usando las imágenes pre-cargadas del sistema o agregando nuevas.
- Cómo puedes encontrar rápidamente la imágen que buscas usando la vista en miniaturas.
- La forma más fácil de organizar documentos e imágenes con el sistema de arrastrar y soltar (drag and drop).
Administración Financiera
- La forma más práctica de llevar el control de las cuentas y saldos de pacientes, proveedores y laboratorios de forma organizada.
- Cómo configurar diferentes monedas y medios de pago para registrar todos los movimientos que realices. Podrás obtener reportes detallados.
Listas de precios
- La manera más sencilla de generar presupuestos teniendo cargados en el programa los servicios y productos con los que trabajas.
- Cómo modificar las listas de precios que vienen precargadas (diferentes para cada país) y crear nuevas. Puedes tener varias listas con distintos precios para asignar a distintos pacientes.
- Cómo enviar a los pacientes los presupuestos tan simples o sofisticados como necesites.
Cuenta de pacientes
- Una forma muy simple para llevar el control de lo que cada paciente debe pagar por los tratamientos que recibe y los productos que se le venden.
- Con un sólo clic puedes saber qué pacientes tienen alguna deuda o están atrasados en sus pagos, y enviar recordatorios directamente desde el programa.
- Cómo registrar los pagos que recibes indicando el medio de pago correspondiente. Podrás imprimir un recibo personalizado para entregar al paciente.
- La manera más cómoda de llevar el control de cuándo tú recibes el dinero en tu banco por los pagos realizados con tarjeta.
- Una herramienta específica para aplicar descuentos de forma simple y que queden registrados en el sistema.
- La forma más fácil de crear planes de pago y llevar el control de los vencimientos enviando recordatorios automáticos de cada cuota.
- La manera más rápida de enviar recordatorios de la deuda por correo o SMS directamente desde el reporte de deudores.
Cuentas de proveedores
- Cómo registrar los datos patronímicos de tus proveedores personalizando los campos que vienen en la ficha según tus necesidades.
- La forma más rápida de encontrar un proveedor gracias al buscador inteligente que te sugiere resultados sin necesidad de escribir el nombre completo
- Cómo llevar el control exacto de las compras, de las cuentas a pagar, de las facturas pagadas y de los próximos vencimientos.
- La mejor manera de no olvidar el vencimiento de las facturas que tienes por pagar.
- Una forma muy rápida de saber el saldo pendiente que tienes con cada uno de tus proveedores.
Agenda
- La herramienta más práctica para evitar errores y confusión en las citas, gestionando la agenda de múltiples profesionales y configurando para cada uno los horarios de su jornada laboral.
- Cómo llevar tu agenda sincronizada en tu teléfono y usarla desde cualquier lugar.
- Cómo programar eventos y recordatorios de todo tipo y no solamente las citas de los pacientes.
- La forma más ágil y rápida de agendar citas seleccionando vista diaria, semanal, un solo profesional o varios a la vez.
- Dos formas simples y efectivas de evitar que los pacientes olviden su cita.
- Cómo guardar el historial de asistencia de los pacientes así poder detectar aquellos que faltaron y enviarles un recordatorio para reagendar.
- Cómo acceder rápidamente desde la agenda a cualquier información del paciente.
Herramientas de retención y recuperación de pacientes
- Las dos herramientas para reducir las inasistencias: imprimir un ticket con la fecha para los pacientes que agendan en el consultorio, y automatizar el envío de recordatorio de citas por SMS.
- Cómo rastrear fácilmente a los pacientes que faltaron a una cita y que no han vuelto a pedir hora y enviarles recordatorio para que agenden nueva cita directamente desde el programa.
- Una herramienta muy práctica para recordarles a los pacientes que han terminado un tratamiento que ya es momento de hacer un control preventivo.
- Cómo detectar aquellos pacientes “perdidos” es decir, que no están en tratamiento, que no tienen asignada fecha de próximo control ni cita agendada y enviarles un recordatorio para realizar un control preventivo.
- Tendrás un historial con todas las notificaciones que se enviaron a cada uno de los pacientes.
Trabajos de Laboratorio
- Una forma muy sencilla de hacer seguimiento del estado de los trabajos de laboratorio: si se ha enviado, a qué laboratorio, en qué fecha estará pronto, y evitar así errores de coordinación que te hacen perder tu tiempo y el de tus pacientes.
Reportes
- Cómo obtener reportes de todo tipo y segmentarlos por fechas o por los valores que correspondan en cada caso.
- Podrás personalizar algunas de las variables que permiten obtener los reportes. Por ejemplo: cuándo se considera que un cliente con pagos pendientes debe entrar en la lista de deudores.
- Una manera muy práctica de enviar mensajes y recordatorios directamente desde los reportes (que se guardarán en el registro de notificaciones) donde también podrás registrar las llamadas telefónicas que vayas realizando.
- Cómo imprimir y exportar cualquier reporte.
Servicio Post-Venta
Vuelvo a insistir en lo importante que es para mí que ningún cliente se sienta frustrado al usar el programa y que logren aprovechar todo el potencial que tiene para optimizar la gestión de su consultorio.
Quiero que cada uno de mis clientes sienta el respaldo de una persona que los escucha y está disponible para darle asistencia lo más rápido posible. Desde el principio y cada vez que lo necesitan.
Por eso el servicio Post-venta de Odontosys se compone de:
Capacitación uno a uno
- Yo o alguien de mi equipo personalmente te ayudamos a configurar y empezar a usar el programa.
- Te enseñamos a usar las diferentes funciones y vamos despejando una a una todas las dudas que te van surgiendo para que lo aproveches al máximo.
Soporte con atención personalizada
- Envía todas las consultas que necesites a través de whatsapp tanto en texto como en audio, ya que muchas veces no es fácil explicarse por escrito.
- La respuesta es inmediata en caso de urgencia y dentro de las primeras 24 horas en casos no urgentes, por lo que nunca te sentirás frustrado al no poder resolver una incidencia o duda.
- Mediante el soporte te guiamos para que encuentres rápidamente la mejor forma que tiene el programa de resolver el problema que se te presenta.
- Tendrás también mi número de teléfono directo. En caso necesario me puedes llamar.
- Contamos también con una base de conocimiento a la que puedes acceder desde el programa y que está configurada para que en cada pantalla del programa muestre las ayudas relacionadas a la misma.
- En caso de que tu pregunta tenga una respuesta en la base de conocimiento, te enviamos por whatsapp el link exacto al video que lo resuelve. Y si no es suficiente, te damos la respuesta personalmente.
Asistencia Remota
- Si hay algo que no podemos ayudarte a resolver a través del whatsapp o del teléfono, nos conectamos a tu computadora y lo resolvemos directamente. Luego te enseñamos qué es lo que se hizo para que vayas aprendiendo.
- La conexión la hacemos a través de Teamviewer, que está integrado dentro del programa. Podrás darnos el acceso fácilmente sin salir de Odontosys. Te guiaremos en todo momento para hacer esta conexión bien sencilla.
Actualización constante
- Desde el inicio Odontosys está en un proceso de mejora continua que se nutre de la experiencia de más de 400 usuarios y de los avances tecnológicos.
- Estamos constantemente escuchando y evaluando las necesidades y sugerencias planteadas por los usuarios para incluir mejoras en el programa.
- Todos los usuarios de Odontosys tienen siempre la última versión actualizada del programa y cuentan con capacitación permanente para aprender el uso de las mejoras y nuevas funciones que se van añadiendo.
Algunos clientes valoran más la versatilidad de la agenda, otros unificar y acceder fácilmente toda la documentación de los pacientes desde distintos dispositivos. Para algunos lo más importante es poder compartir las historias clínicas con varios profesionales. Para la mayoría los recordatorios automáticos son una herramienta fantástica. Muchos dicen que el control de finanzas es lo que más ha mejorado en su clínica.
Pero hay algo que todos, todos, todos, mencionan como lo mejor de Odontosys: el soporte con la asistencia personalizada inmediata.
Si tú necesitas optimizar la gestión de tu consultorio y quieres asegurarte de que eliges el programa adecuado y con un soporte en el que puedas confiar plenamente:
Solicita una demo personalizada y tendrás una pequeña muestra del servicio-post venta que ofrecemos.
Es una sesión muy distendida, similar a la manera en que hacemos la capacitación inicial.
¿Te puedo hacer algunas preguntas?
Claro que sí, es un placer responderte.
Hay dos razones por las que no muestro el precio y te aseguro que no es por que sea caro.
Primera razón:
El precio se ajusta dependiendo del número de dispositivos (computadoras, smartphones, tablets) que se necesiten conectar al mismo tiempo. Por eso te lo pregunto en el formulario de solicitud de presupuesto, para darte un precio final sin sorpresas ni cargos extras al momento de poner en marcha el programa.
Segunda razón:
Antes publicaba el precio y dejé de hacerlo porque al ser un precio muy asequible muchas personas pensaban que es un programa de poco valor. Por eso prefiero mostrarte lo que el programa hace y contarte el precio personalmente. Lo que sí te puedo decir es que no hay cuotas mensuales. El software tiene un precio de entrada inicial y una cuota anual de mantenimiento y soporte. Es un precio asequible para cualquier odontólogo o clínica que necesite optimizar su tiempo y su gestión.
Lo hice en el pasado y funcionaba. Pero la experiencia me demostró que esos clientes que compraron directo, son los que menos provecho obtienen.
¿La razón? Porque no llegan a conocer a fondo todo el potencial. O bien porque no se sienten cómodos preguntando, o porque no se comprometen realmente con aprender a usarlo. El motivo real no lo sé. Lo que sí sé es que no me interesa vender por vender. Quiero que todos los usuarios de mi software lo aprovechen al máximo y que signifique una mejora tangible para la gestión de su consultorio.
Sí, Odontosys se usa actualmente en 20 países de habla hispana (Latinoamérica y España). Con solo seleccionar el país en el que se va a usar, el programa hace las configuraciones necesarias para adaptarse a las características particulares de cada país.
Sí, siempre que dicho software permita exportar los datos. En este caso yo te ayudo a realizar la importación de los datos a Odontosys.
En ningún caso. Tus datos son tuyos y los puedes exportar a Excel para guardarlos o importarlos a otro programa.
Sí, sin limitación por el sistema operativo. Se puede usar desde cualquier computadora, tablet y smartphone a través de la aplicación web y de las app para android y Iphone.
No, no es necesario, con una conexión de internet básica es más que suficiente.
Para usar Odontosys no es necesario instalarlo en una computadora ya que con la aplicación web se puede hacer todo lo que te he contado.
Pero sí existe una aplicación local del programa que, si bien tiene la misma información que hay en la web, cuenta con algunas funcionalidades más complejas que la aplicación web no tiene.
Estas dos aplicaciones conviven y se sincronizan. A la mayoría de usuarios le gusta instalar la aplicación local y trabajar con ella en la computadora y con la aplicación web en dispositivos móviles. Pero no es imprescindible hacerlo y hay usuarios que trabajan únicamente con la aplicación web, sin necesidad de instalar nada.
En resumen, el programa se puede usar desde cualquier lado y la instalación solo es necesaria para aquellos usuarios que desean usar las funciones más complejas de Odontosys.
No existe límite en cuanto a la cantidad de personas que pueden usar el programa al mismo tiempo, el límite y control lo hacemos por número de dispositivos.
La suscripción básica incluye hasta 6 dispositivos conectados de forma simultánea y puedes añadir todos los dispositivos que necesites a tu suscripción anual con un costo de 20 USD por año por dispositivo extra.
Además, el programa tiene la posibilidad de configurar usuarios, donde cada uno podrá ingresar con su nombre y contraseña y se le pueden dar diferentes permisos dentro del programa. Pero esto queda enteramente a tu criterio, no es un requisito para usar el programa.
No. El control de dispositivos es por cantidad de dispositivos conectados al mismo tiempo, sin importar de qué dispositivo se trate.
No necesariamente. Odontosys permite asignar a cada usuario los permisos de acceso a las funciones programa necesarias para su trabajo.
Odontosys está alojado y almacena toda la información en servidores Amazon Web Services (AWS) considerado el mejor proveedor del mundo tanto en infraestructura como en servicio. Esto permite tener los datos de tu clínica totalmente seguros.
La seguridad la garantizamos haciendo dos respaldos diarios de toda la información que se guardan a su vez en servidores externos a AWS ubicados en otras zonas geográficas.
En cuanto a la privacidad, toda la información se guarda cifrada lo que garantiza la privacidad de la misma.
Antes he dado acceso gratuito para que prueben el programa y la experiencia no resultó buena. La gente que accedía no lo usaba o no llegaba a probarlo en serio. Esto es muy normal con las cosas que nos dan gratis: pensamos que no tienen valor.
Por eso ahora la demostración (gratuita) de cómo funciona el programa la hago yo personalmente. Para acceder a ella te pido solo un pequeño compromiso: dedicar unos minutos completar el formulario de solicitud. Así puedo preparar la demostración centrándome en las funciones más útiles para ti.
Solo las personas que tengan usuario y contraseña pueden acceder a la información del programa. Tanto la contraseña que se usa para ingresar al sistema como la información se almacenan de forma encriptada para asegurar la privacidad.
Con respecto al soporte remoto que mediante el cual yo me conecto a tu dispositivo por teamviewer, requiere que tú me des acceso en cada ocasión. Cada vez que necesites este soporte, debes enviarme ID y Contraseña de teamviewer. Con esos datos ingresamos de forma remota a tu computadora. Cuando terminamos de trabajar, automáticamente se cierra esa sesión y la contraseña de teamviewer cambia, por lo que no podemos volver a conectarnos a no ser que tú nos des la nueva contraseña.
«Queríamos mejorar la organización y gestión del consultorio y nos resultó muy útil. El click para resolver contratar el servicio fué la evaluación de costo-beneficio que evidentemente resultó muy satisfactoria. Lo mejor del programa es que es super amplio y a través de él puede gestionarse todo el consultorio, desde pacientes, proveedores, estadísticas y balances. Muy completo.
Toda la gestión del consultorio se mejoró con el software, desde la coordinación, las estadísticas, los balances, recordatorios, todo.»
